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Die Videokonferenz: Weshalb? Wann? Wie?

Die durch das Coronavirus ausgelöste Gesundheitskrise hat dazu geführt, dass gewisse Arbeitsweisen äusserst schnell angepasst werden mussten. Eines der am häufigsten genannten Beispiele dafür ist die lauffeuerartige Ausbreitung der Videokonferenzen.

Diese Einfühurng im Eiltempo ­– von einigen als revolutionär angesehen – ging nicht immer problemlos vonstatten. Es scheint jedoch, als würden die virtuellen Sitzungen von nun an zu unserem Alltag gehören, so sehr sind die Vorteile augenscheinlich, gerade was den Zeitgewinn und die Reduzierung der Arbeitswege angeht. 

Es ist aber genauso klar, dass die Videokonferenzen ausserhalb der Pandemie keinesfalls „echte“ Sitzungen ersetzen können. Nach dutzenden Stunden vor der Webcam möchten wir einige Überlegungen mit Ihnen teilen, um die Wahl zwischen den beiden Sitzungsformaten zu erleichtern und zu einem guten Gelingen der Videokonferenz beizutragen, sollten Sie sich für diese entscheiden.

Videokonferenz oder Präsenzsitzung?

Bei der Wahl der Art der Sitzung sollten in erster Linie folgende zwei Kriterien bedacht werden:

1. Die Anzahl Teilnehmender: Je mehr Personen teilnehmen, desto schwieriger ist eine Videokonferenz zu leiten. Ab einer gewissen Anzahl Personen ist zu befürchten, dass die aktive Teilnahme abnimmt und die Sitzung auf die blosse Weitergabe von Informationen, eventuell gefolgt von einem „Frage/Antwort“-Moment, beschränkt bleibt, ohne einen wirklichen Austausch.

2. Das Thema / die „Art“ Sitzung: Eine Videokonferenz eignet sich besser für strukturierte und/oder regelmässige Sitzungen mit Personen, die sich gewöhnt sind, zusammen zu arbeiten (klare und allen bekannte Tagesordnung, laufendes Projekt, etc.). Sitzungen, bei denen es um strategische Überlegungen, die Lancierung eines neuen Projekts (vor allem mit einem eigens dafür geschaffenen Team), einen kreativen Prozess oder einen informellen Austausch geht, sind virtuell hingegen oft frustrierend und wenig produktiv.    

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