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La Visioconférence: Pourquoi? Quand? Comment?

La crise sanitaire liée au Coronavirus a induit une adaptation extrêmement rapide de certaines pratiques professionnelles. La généralisation de l’usage de la visioconférence en est un des exemples les plus fréquemment cités.

Révolutionnaire pour certains, cette transition à marche forcée n’est pas allée sans heurt. Il apparaît toutefois que ces séances virtuelles vont désormais s’inscrire dans la nouvelle normalité, tant certains de leur bénéfices semblent évidents, en particulier sous l’angle du gain de temps et de la réduction des déplacements.

Il est cependant tout aussi clair que la visioconférence, hors contexte de pandémie, ne saurait remplacer systématiquement toutes les séances «réelles». Après plusieurs dizaines d’heures passées face à notre webcam, nous nous essayons ci-après à quelques considérations pour guider le choix de l’une ou l’autre méthode et contribuer à une expérience satisfaisante lorsque la version virtuelle est retenue.

Visioconférence ou séance présentielle ?

Deux critères sont à considérer prioritairement au moment de déterminer le type de séance à organiser:

1.  Le  nombre  de  participants:  Plus  il  y  a  de  personnes  présentes  dans  le  groupe,  moins  une  visioconférence sera aisée à conduire. A partir d’une certaine fréquentation, on peut craindre un déficit de participation  active  de  la  part  des  intervenants.  Le  format  est  dès  lors  à  réserver  uniquement  à  la  pure  transmission d’information, éventuellement suivie d’une phase «question/réponse» technique, mais sans véritable débat ou échange.

2. L’objet / le «type» de séance: Une visioconférence est mieux adaptée à une séance structurée et/ou récurrente, entre personnes ayant l’habitude de travailler ensemble (ordre du jour clairement établi et connu de tous, projets en cours, etc.). A l’inverse, les réunions visant à une réflexion stratégique, au lance-ment d’un nouveau projet (surtout avec une équipe constituée spécifiquement), à un processus créatif ou à la rencontre et l’échange informel s’avèrent souvent frustrantes, voire peu productives en format virtuel.

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